Özel yazılımın maliyetini neler belirler?

Maliyeti en çok büyüten üç etken

Kendi projelerimizde maliyeti en çok büyüten üç şey şunlar:

Entegrasyon sayısı. Yazılımın bağlanacağı her sistem ayrı bir iştir: SAP, bankaların sanal POS'ları, kargo firması, SMS servisi. Her bağlantı için karşı sistemin belgelerini okumak, bağlantıyı test ortamında denemek ve bağlantı koptuğunda ne olacağını kurmak gerekir. Viessmann Store'da mağazayı bankaların sanal POS'una ve kargo firmasının sistemine bağlayan eklentileri ayrı ayrı yazdık; kargo bağlantısını yayından önce canlı katalogla denedik.

Kuralların karmaşıklığı. Fiyat, kampanya, garanti ve atama kurallarında her istisna yeni bir iş demektir. Partner POS'ta bir kampanyanın taksidi, ek taksiti, ertelemesi, tutar aralığı ve geçerli olduğu bayiler ayrı ayrı tanımlanıyor. Kurallar yazılı değilse, ekipten toplanıp yazıya geçirilmesi de bu maliyetin parçasıdır.

Kapsamın yolda değişmesi. Proje başladıktan sonra gelen her yeni istek, yapılmış işin bir kısmını yeniden açabilir. PMI'ın 2018 araştırmasına göre son 12 ayda tamamlanan projelerin yüzde 52'sinde kapsam yolda büyüdü; beş yıl önce bu oran yüzde 43'tü. Biz bu yüzden kapsam netleşmeden süre ve fiyat vermiyoruz. Anlaştığımız süre ve fiyat sonradan değişmiyor.

Maliyeti etkileyen diğer kalemler

• Kullanıcı rolleri ve ekran sayısı: Bayi, merkez ekip, saha ekibi ve müşteri ayrı ekranlar ve ayrı yetkiler ister.
• Platform: Web, Android ve iOS. Ortak kodla bu fark küçülür; ViTouch'ta kodun yaklaşık yüzde 94'ü iki platformda ortak.
• Eski veriyi taşıma: Önceki sistemdeki müşteri, ürün ya da işlem kayıtlarının temizlenip yeni sisteme aktarılması.
• Raporlama: Grafikler, Excel ve PDF çıktıları, muhasebeye aktarım dosyaları.
• Arayüz tasarımı: Kurumun marka kurallarına uyan, her rol için ayrı tasarlanan ekranlar.
• Güvenlik ve kişisel veri: Kurumsal tek oturum açma, rol bazlı yetki, KVKK gereklilikleri.

Teklifleri nasıl karşılaştırmalı?

İki teklif arasındaki fiyat farkı aslında iki farklı işin farkı olabilir. Bu yüzden karşılaştırmaya rakamdan önce, tekliflerin aynı işi anlatıp anlatmadığıyla başlayın. Her teklife şu soruları sorun:

Bizim cevaplarımız kısaca şöyle: süre ve fiyat sabit, ödeme siz “oldu” dediğinizde, kodun tamamı sizin. Süreci Jira, YouTrack ve Figma üzerinden siz de görüyorsunuz.

Toplam sahip olma maliyeti: teklifin göstermedikleri

Toplam sahip olma maliyeti, yazılımın ilk gününden kullanımdan kalktığı güne kadar size toplam ne kadara mal olduğudur. Teklifteki geliştirme bedeli bunun yalnızca bir kalemi. Diğerleri:

• Barındırma: Sunucu ya da bulut, yedekleme, alan adı ve sertifika.
• Dış hizmetler: SMS, harita ve e-posta gibi kullanıma göre ödenen servisler; varsa hazır bileşen lisansları.
• Bakım ve hata giderme: Yayından sonra çıkan hataların düzeltilmesi ve sistemin takibi.
• Güncellemeler: Kullanılan teknolojinin yeni sürümlerine geçiş. Örneğin Vue 2, 31 Aralık 2023'te destek dışı kaldı; o tarihten sonra resmî güncelleme ve hata düzeltmesi almıyor, güvenlik yaması için ücretli bir hizmet gerekiyor.
• Yeni ihtiyaçlar: İş değiştikçe eklenen ekranlar, kurallar ve entegrasyonlar.
• Firma değiştirmenin bedeli: Kod ve hesaplar sizde değilse, başka bir firmaya geçmek yazılımı yeniden yazmak anlamına gelebilir.

Bu kalemleri teklif aşamasında konuşmak sonradan çıkacak sürprizleri önler. Kampanya, fiyat ya da konu listesi gibi tanımların panelden yönetilebilmesi de bakım maliyetini düşürür, çünkü bu değişiklikler için geliştirici beklemek gerekmez.

Keşif için hangi bilgiler gerekir?

İlk görüşmeye şu dört bilgiyle gelirseniz yapılabilirliği, süreyi ve fiyatı daha hızlı ve daha doğru çıkarabiliriz:

• Bugünkü iş akışı: Kim, hangi adımda, hangi ekranda ya da dosyada ne yapıyor? Elinizde örnek bir Excel dosyası ya da form varsa getirin.
• Kullanılan sistemler: SAP, CRM, banka, kargo ya da Excel. Yeni yazılım hangilerine bağlanacak, erişim kimde?
• Kullanıcı rolleri ve sayıları: Bayi, merkez ekip, saha ekibi, müşteri. Her rolden kaç kişi kullanacak?
• Hedef tarih ve bütçe aralığı: Aynı ihtiyacın farklı bütçelerle kurulabilecek farklı yolları var. Aralığı bilmek doğru yolu seçmeyi kolaylaştırır.

Ön değerlendirme ücretsiz: ihtiyacınızı dinliyor, yapılabilirliği, süreyi ve fiyatı çıkarıyoruz. Özel yazılım her işte gerekmiyor; bu kararın nasıl verildiğini Hazır yazılım mı özel yazılım mı? yazısında anlattık.