Hazır yazılım mı özel yazılım mı?

Hazır ve özel yazılım yan yana

Maliyet ve süre

Hazır yazılımın ilk maliyeti düşüktür, ama ücret her yıl yeniden ödenir. Kullanıcı sayısı arttığında ya da paketin üst sürümündeki bir özelliğe ihtiyaç duyduğunuzda bu kalem büyür. Paketi işinize uydurmak için yapılan uyarlamalar da ayrı bir maliyettir ve paketin her güncellemesinde yeniden denenmesi gerekebilir.

Özel yazılımda maliyetin büyük kısmı baştadır: analiz, tasarım ve geliştirme. Sonrasında lisans yerine barındırma ve bakım ödersiniz. Bu maliyeti neyin belirlediğini Özel yazılımın maliyetini neler belirler? yazısında ayrıntılı anlattık.

Entegrasyon

Hazır paketler yaygın sistemlere hazır bağlantılarla gelir. Sizin kullandığınız banka altyapısı, SAP'deki özel alanlarınız ya da kargo firmanız bu listede yoksa paketle sisteminiz arasına bir ara katman yazmak gerekir. O ara katman da zaten özel yazılımdır ve bakımı paketin güncellemelerine bağlı kalır.

Call Center CRM'de temsilci seri numarasını yazınca cihaz bilgisi SAP'den geliyor. Açılan talep SAP'ye bildirim olarak gidiyor, SAP'nin verdiği numara da çağrı kaydına kendiliğinden yazılıyor. Bu akışı çağrı merkezinin kurallarıyla birlikte tek ekranda kurduk. Salesforce ya da Dynamics gibi hazır bir CRM kullanıyorsanız bağlantının yolu ürünün API'sine bağlıdır; karar vermeden önce onu incelemek gerekir.

Sahiplik ve bakım

Hazır yazılımda yazılım üreticinindir; siz kullanım hakkını kiralarsınız. Fiyat artışı, bir özelliğin kaldırılması ya da ürünün başka bir firmaya satılması, sizin kararınız olmadan işinizi etkiler.

Özel yazılımda kod da veri de sizindir. Bakımı yazılımı geliştiren firma, kendi ekibiniz ya da başka bir firma yapabilir; yeter ki kod ve erişimler sizde olsun. Bizim işlerimizde teslimden sonra kodun hiçbir parçası bizde kalmıyor. Bunun karşılığında bakımın sorumluluğu size geçer: kullanılan teknolojinin destek süresini takip etmek ve sistemi güncel tutmak gerekir. Bunu nasıl yaptığımızı Yazılım bakım ve destek sayfasında anlattık.

İkisini birlikte kullanmak

İki yol birbirini dışlamaz. Muhasebe, stok ve bordro gibi her şirkette benzer yürüyen işleri hazır bir pakete, sizi rakiplerinizden ayıran işi özel yazılıma bırakabilirsiniz.

Viessmann Store böyle çalışıyor. Ürün, sipariş, iade ve içerik verisi açık kaynak e-ticaret altyapısı Saleor'da duruyor. Mağazayı ve yönetim panelini Django ile geliştirdik; Saleor'daki ödeme, kargo, iade ve raporlama eklentilerini de biz yazdık. Böylece hazır sipariş ve ürün yapısını kullanırken bankaya göre taksit ve montajı ayıran iade gibi işe özel kuralları kendimiz kurduk.

Aynı yapı SAP'yle de kurulabilir. Viessmann Türkiye'de cihaz kayıtları ve muhasebe SAP'de duruyor. Partner POS ve Call Center CRM gibi özel uygulamalar SAP'ye bağlanıyor, bayinin ya da temsilcinin işini kendi ekranında yürütüyor.

Karar listesi

Aşağıdaki iki listeden hangisinde daha çok “evet” diyorsanız oradan başlayın.

Hazır yazılım büyük olasılıkla yeter, eğer:

• İşiniz sektörünüzdeki diğer firmalarla aynı yürüyor
• Paketin standart ekranları ekibinizin çalışma biçimine uyuyor
• Bağlanmanız gereken sistemler paketin hazır bağlantıları arasında
• Kullanıcı sayınız az, lisans bedeli makul
• Hızlı başlamak her şeyden önemli

Özel yazılımı düşünün, eğer:

• Fiyat, kampanya, garanti ya da atama kurallarınız pakete sığmıyor
• Bayi, merkez ekip, saha ekibi ve müşteri gibi farklı rolleri tek akışta topluyorsunuz
• SAP, banka ya da kargo gibi sistemlere paketin desteklemediği bir yoldan bağlanmanız gerekiyor
• Kullanıcı sayısı büyüdükçe lisans bedeli işin kendisinden pahalıya çıkıyor
• Yazılım, sizi rakiplerinizden ayıran işin parçası

İki listede de “evet”leriniz varsa büyük olasılıkla ikisini birlikte kullanmanız gerekiyor.